سياسة

سياسة الشراكات

التزامنا بعلاقات متوازنة وعادلة

• عملاء المؤسسة، ممن دفعوا لنا المال مقابل تقديم خدمةٍ تعاقديةٍ (مثل وكالات المساعدات والتنمية).
• المورّدين، ممن دفعنا لهم المال مقابل الخدمات (مثل المصممين والمبرمجين والمستشارين).
• الأقران، ممن يعملون في منظماتٍ مدنيةٍ صغيرةٍ، ونتعاون معهم على أساسٍ مجانيٍّ في الغالب؛ رغم إمكانية جعل هذا التعاون رسمياً من خلال إبرام عقدٍ.
• المانحين، ممن يدعمون رسالة سينابس وتطويرها من خلال التمويل الأساسي دون طلب خدمة محددة.

• أن تتوافق أهداف المشروع توافقاً وثيقاً مع أهداف استراتيجيتنا الخمسية الحالية.
• ألا يتعارض المشروع مع قيمنا أو يقيّد حريتنا في التعبير.
• إمكانية التحكم في ميزانية المشروع بالنظر إلى خبرتنا السابقة: ينبغي ألا يتجاوز مشروعٌ ما أكبرَ إيراداتنا السنوية.
• أن تغطي الميزانيةُ جميع التكاليف ذات الصلة، بما في ذلك المتطلبات الإدارية والتكاليف التشغيلية الأخرى، والتي تبلغ عادةً ما بين 10-15% من النفقات العامة.
• أن تتضمن المدفوعات دفعةً مقدمةً، وأن تُوزَّع بانتظامٍ طوال مدة المشروع.
• ألا تتجاوز الدفعةُ النهائيةُ، التي تُسدَّد عند التسليم، أكثرَ من 15% من الميزانية.

• أهدافاً واضحةً ومحددةً زمنياً.
  
• توقيتاً جيداً، أي أن تكون الاحتياجاتُ حاضرةً وليست ماضيةً أو مفترضةً.
• مخرجاتٍ محددةً وملموسةً، مثل الأبحاث المنشورة، حتى لو كانت هذه المخرجات تساهم في نقل مهاراتٍ أكثر عموميةً.
• ميزانيةً واقعيةً، والتي عادةً ما تتضمن التزاماً من المنظمة (لضمان التزامٍ صحيٍّ وتوقعاتٍ عاليةٍ) وشكلاً من أشكال الدعم (أي عملاً مجانياً من جانبنا، أو تمويلاً من طرفٍ ثالثٍ).
• مُلكيةً واضحةً ومستقرةً تمثلها شخصيةٌ رئيسةٌ تحظى بالسلطة والحافز والمقدرة على الإشراف على هذا التعاون والحفاظ عليه.

•  إن سبق وعمِلنا مع الشريك ذاته في الماضي.
• إن كان بإمكاننا توثيقُ رضانا عن التعاون السابق، من خلال نتائجَ ملموسةٍ ذات صلةٍ بالمشروع الجديد.
• إن كان بإمكاننا إثبات أن بدء شراكةٍ جديدةٍ – فيما يخص هذا المشروع بالذات - من شأنه أن يستلزم تكلفةً أو مخاطرةً إضافيةً كبيرةً.
• إن كان بإمكاننا إثبات أن الأتعاب الحالية للشريك معقولةٌ بالنظر إلى ممارسات السوق.
• إن كان بإمكاننا أن نقدم التوثيق المذكور أعلاه في تقاريرنا المالية المقدمة إلى مجلس الإدارة.

•  سنجري تقييماً للشريك لتحديد المواضع التي يحتاج فيها الشريك إلى المساعدة وفقاً للمعايير التي حددناها في سياساتنا وإجراءاتنا.
•  سنحدد في الشراكة الوقتَ والمواردَ اللازمةَ لنقل الكفاءة التنظيمية إلى الشريك.
•  سنوثق هذا الاستثناء في تقاريرنا المالية المقدمة إلى مجلس الإدارة.

•  الإصغاءَ إلى الشركاء باهتمامٍ لفهم وجهة نظرهم.
•  أن يُظهروا الامتنان لعملهم مع الشريك وأن يقروا بجهوده.
•  أن يظلوا مخلصين لشركائنا قبل توقُّع أي ولاءٍ في المقابل.
•  أن يجدوا سبلاً لتقديم أكثر مما نلتزم به في العقود الموقعة.
•  تذكرَ الغرض مما نفعله، وأن يشرحوا سبب إيماننا به.
•  إضفاءَ لمسةٍ شخصيةٍ على عملنا من خلال التعبير عن وجهة نظرهم، مع الحفاظ على الاحترافية.

•  لا تفترضْ أننا نفهم احتياجات عملائنا، بلِ استثمرْ باستمرارٍ في التعرف عليها وفهمها، إذ أن جزءاً غير تقليديٍّ من "عملنا الميداني"، لكنه جزءٌ أساسيٌّ، يتضمن فهمَ نموذج التشغيل الخاص بعملائنا، والقيود والسياسات الداخلية، وما إلى ذلك. وعلى هذا الأساس وحسب يمكننا أن نتطور بما يتوافق مع احتياجاتهم: نحن ننصت، ونتعلم، ونخصص.
•  لا تكتفِ بتجديد عقدٍ ما. قد توفر الاستمرارية إحساساً زائفاً بالأمان، بيْد أن العلاقة الصحية هي تلك التي تتطور بمرور الوقت. تكمن قوتنا في قولنا: "نحن في عقدٍ مُرضٍ معك، فلنوقّع عقداً أفضل." يجب أن تعكس مقترحات المشاريع هذه الفلسفة.
  
•  لا تتكل على الولاء. أثناء سعيك للحفاظ على العلاقات القائمة، اعمل دائماً على طريق خروجٍ معقولٍ. يجب على العملاء السعي إلى تجديد شراكاتهم لأنهم يرون قيمةً في القيام بذلك، وليس لأننا نعتمد عليهم. ويجب أن يظل التعاون مسألة اختيارٍ، لا حبل نجاةٍ، ولذا اسأل نفسك باستمرارٍ: ما الخطة البديلة؟
  
•  لا تعتمد على العلاقات الشخصية وحدها. غالباً ما تؤدي العلاقاتُ الشخصيةُ دوراً حاسماً في بناء الشراكات، لكن ينبغي ألا تظل محوريةً في الحفاظ عليها، فالناس يغيرون وظائفهم أو يفقدون الاهتمام ببساطةٍ، وليست لديهم أية مسؤوليةٍ تجاهنا، وإن من واجبنا تطويرَ مجموعةٍ قويةٍ ومتنوعةٍ من العلاقات داخل أية منظمةٍ شريكةٍ. لا تتجاهلِ المستهترين والعدائيين أبداً، بل اخطب ودهم أو حاول فهمهم على الأقل.
  
•  لا تتحرّج من الصراعات بين الأشخاص. لا تدعِ التوتراتِ تتصاعد حد الغليان، بلِ احرص على تحليلها وتحفيف حدتها وحلُّها. تتضمن الصيغة الفعالة ما يلي: (1) التواصل مباشرةً مع أكثر الأفراد انخراطاً في النزاع لمنحهم فرصةً للتعبير عن آرائهم، وإعادة تقييمك، وإدراك أنك لا تخجل من المواجهة؛ (2) فهم وجهة نظرهم؛ (3) أخذ كل انتقادٍ معقولٍ بالاعتبار، والرد بالحزم والدبلوماسية معاً على المخاوف غير المبررة؛ (4) تحديد خطوطنا الحمراء؛ (5) حشد الحلفاء؛ (6) التصعيد إلى مستوياتٍ أعلى كملاذٍ أخيرٍ.
  
•  لا تتردد في الرد عند ظهور مصادر الصِّدام لأول مرة. سوف يحترمنا العملاء حين نرسم حدودنا، ويتضمن ذلك رفضنا المبالغةَ في إلزام أنفسنا، وتبيين الهواجس الأخلاقية أو المنهجية المتعلقة بعملنا معاً، فكثيرٌ من النزاعات تنبع من إهمال هذه المسائل في وقتٍ مبكرٍ. علاوةً على ذلك، فإن الشفافية هي في صميم هويتنا.
  
•  احرص على إشراك عملائنا. كلما عرفنا بعضنا البعض أكثر، كان التعاون مثمراً أكثر، فادعُ العملاء إلى زيارة المكتب بغية التواصل مع الزملاء الآخرين، وقراءة تقاريرنا المتعمقة، وطرح الأسئلة، وتقديم تعليقاتٍ على عملنا، وما إلى ذلك. كنِ استباقياً في تواصلك بأن تتوقع احتياجاتهم، أو تقدّم تحديثاتٍ من تلقاء نفسك، أو تَعرِض المساهمة في العصف الذهني الداخلي. يمكن لكل هذه الخطوات أن تساعد في خلق شكلٍ من أشكال الود الذي من شأنه تعزيز العلاقة.
  
•  احرصْ على المتابعة، لكن كنْ خفيف الظل في ذلك. إننا نعتمد على التواصل الوثيق مع عملائنا، إلا أن علينا احترام وقتهم، فاجعل رسائلَ البريد الإلكتروني قصيرةً وموجهةً، ويُفضل أن تركز على مسألةٍ واحدةٍ وحسب. وعند مقابلة أحد العملاء شخصياً، تأكدْ أن لديك جدول أعمالٍ: حدد ما يمكنك تقديمه، وما هي التعليقات التي تحتاجها، والأهداف التي ترجو تحقيقها.
  
•  وثِّق هذه العلاقات. تتطلب علاقة العمل سجلاً ورقياً، لا سيما لتتبع الالتزامات وكذلك المسائل الشائكة. يجب أن تتمخض الاجتماعاتُ بالعملاء عن ملاحظاتٍ مكتوبةٍ نشاركها مع الزملاء المعنيين: دوّن المفاجآت والدروسَ المستفادةَ ونقاطَ العمل على وجه الخصوص. وبنفس القدر من الأهمية، يجب على سينابس أن تتعلم باستمرارٍ من تفاعلات العملاء لتعزيز عقودنا الحالية، وتأمين عقودٍ جديدةٍ.
  
•  حافظْ على أعلى المعايير. سيعبّر كل تفاعلٍ مع عملائنا عنِ اسمنا فيعززه أو يقوضه. تتعارض رسائل البريد الإلكتروني غير المتقنة مع مطالبتنا بالوضوح، تماماً مثلما تترك الاجتماعات غير المُرضية انطباعاً دائماً. يجب تحرير التقارير المالية وتدقيقها وتنسيقها بإحكامٍ واتساقٍ مثل أي شيءٍ آخر. فكرْ دائماً فيما إذا كان بإمكاننا إضافةُ طبقةٍ إضافيةٍ من سهولة القراءة لجميع مخرَجاتنا.
  
•  وأخيراً، كنِ العميلَ الذي تبحث عنه في سواك. نحن أيضاً نوقّع عقوداً مع المستشارين ومقدمي الخدمات، ما يجعلنا عملاءَ من وجهة نظرهم، فاحرص على عدم التسبب بهذا النوع من المشاكل التي نواجهها، مثل التأخر في سداد المستحقات، وضعف التواصل، وفتور المشاركة، وهلمّ جراً. على العكس من ذلك، كن قدوةً لغيرك!
  

الرسم التوضيحي: كوبر "شراكة عادلة" من ويكيميديا / المجال العام؛ موز من فليكر / المشاع الإبداعي