مهارات الإدارة 

التعامل مع مديرك

كيف تقوم بـ :

• بناء طرق تواصل صادقة ومُنتجة مع مديرك
• تعزيز فهمك لكيف ومتى يستطيع المدراء مساعدتك

حسن التواصل من أهم عوامل بناء علاقة عمل ناجحة، وتزداد أهميته حين يتفاعل الزملاء في بيئة عمل لا تتمتع بهيكلية واضحة. ببساطة، سيبوء كل ما تفعله بالفشل ما لم يكن ثمة تواصل قوي مع مديرك، على الأقل في المراحل الأولية لعلاقة العمل. علاوة على ذلك، هذا التواصل الضعيف سيحكم على المشروع كله بالفشل، كما سيؤدي إلى إيذائك شخصياً وإلى إيذاء زملائك والمنظمة بأسرها، ما يزيد المخاطر على الجميع.

لدى انخراط المدير في عملية التوظيف، يعد التواصل الفعال/غير الفعال من أكثر المعايير الحيوية التي يمكنه الارتكاز إليها. لا شيء يفوق التواصل من حيث الأهمية سوى الدوافع (للعمل، والأهم من ذلك، للتعلم). وحين يتوفر هذان فقط يمكن النظر في كل شيء آخر، مثل الذكاء أو المهارات الأخرى. في الواقع، قد يتم إنجاز عمل بالطريقة المناسبة بشكل مستقل، لكن أفضل النتائج تتطلب عادة المزيد من المراحل والخطوات القائمة على التعاون.

يعد حسن التواصل أمراً منطقياً وبديهياً من جهة، ونادر الحدوث من جهة أخرى، وذلك لتمحوره حول بعض المبادئ الأساسية، التي قد تكون واضحة ولكنها تتطلب بعض الجهد والانضباط، وأحياناً بعض الشجاعة لتطبيقها.

ويؤدي ترك المشكلة دون معالجة إلى تفاقمها، ما يزيد من صعوبة حلها. تلك قاعدة تنطبق إجمالاً على مشاكل العلاقات الشخصية، ولكن من الممكن تطبيقها أيضاً على أي نوع آخر من المشاكل. فتجاهل أحد المخاوف، أملاً في أن يزول من تلقاء نفسه، سيقود إلى تعمّقه وتحوله إلى مشكلة متأصلة. بطبيعة الحال، لا ينبغي عليك إزعاج مديرك كلما واجهت عقبة؛ حاول جاهداً إيجاد حل لوحدك، ولكن ليس لفترة طويلة. حين تشعر بأنك وصلت إلى طريق مسدود، اطلب المساعدة.

حسن التواصل أمراً منطقياً وبديهياً من جهة، ونادر الحدوث من جهة أخرى

يعد التعامل مع الصراعات جزءاً أساسياً من حسن التواصل. في كثير من الأحيان، يُترك سوء الفهم ليتفاقم، ما ينمي التوترات والإحباطات، ويرسخ العداوات في بيئة العمل. وعادةً يؤدي تراكم المشاكل إلى تحولها لمحنة نفسية. لذلك تجب مناقشة عوامل النزاع (مثل الخلافات حول الأهداف والاستراتيجيات أو أي شعور بالمعاملة غير العادلة) بمجرد ظهورها. ولعل اتباع منهج منظم هو الأسلوب الأمثل للقيام بهذه الخطوة: خذ وقتاً كافياً للتحقق من آرائك، والسيطرة على مشاعرك، وصياغة طلبات معقولة قبل تحديد موعد للتحدث مع مديرك وإدراج الموضوع على جدول الأعمال بشكل رسمي. قد يساعد هذا مديرك على الاستعداد ويساهم بتخفيف ردود أفعاله.

يمثل السعي الدائم لإتمام المهام جانباً آخر مهماً من جوانب حسن التواصل. فالأفكار والمحادثات والمبادرات والمشاريع كلها بحاجة إلى خاتمة. ولكي نحظى ببيئة العمل المرجوّة، يجب التأكد من ملاحقة الأمور العالقة والسعي إلى حلها. على سبيل المثال، إذا لم تتم متابعة المهمة التي تم تكليفك بها، أو الاقتراح المهم الذي قدمته، لا تدعهم يختفون طيّ النسيان، بل اعمل على تسليط الضوء عليهم من جديد أو الاتفاق على التخلي عنهم.

أصبحت بوادر التذكير اللطيفة لعنة في عصرنا، فهي مزعجة بقدر ما هي أساسية ولا غنى لنا عنها. لا يجب أبداً افتراض تذكر المدراء مقترحات الموظفين أو مشاكلهم أو حتى مواعيدهم النهائية. صحيح أن هذا واجبهم، لكنهم نادراً ما يلتزمون به. وحتى نكون منصفين، لا توجد آلية تضمن نجاح الإشراف بشكل فعال على أشخاص مختلفين يعملون على مجموعة من المشاريع، ضمن أطر زمنية مختلفة، ويواجهون مجموعة معينة من المشاكل. بمعنى آخر، يقع الجزء الأكبر من المسؤولية على عاتقك في إنعاش ذاكرة مديرك.

مما يحول دون حسن التواصل ميلنا إلى الافتراض أننا، كبشر، نملك القدرة على اكتشاف وفهم نوايا الآخرين. فالواقع أننا نميل  بطبعنا إلى إساءة فهم النوايا، بل وافتراض الأسوأ أيضاً. ويزيد التواصل الرقمي من تعقيد المشكلة، إذ يمكن بسهولة فهم لهجة عدائية في رسالة محايدة، ناهيك عن نوايا وأغراض أخرى نفترضها بين السطور. وقد تستهلك المحادثات الشفوية والاجتماعات الرسمية وغيرها من اللقاءات غير المخطط لها الكثير من وقتنا، ولكنها توفر على المدى الطويل قدراً هائلاً من الوقت قد يضيع على سوء التفاهم ويؤدي إلى تدهور العلاقات.

تتمحور مهمة المدير الأساسية حول مساعدة الآخرين في إنجاز مهامهم

ضع في اعتبارك أيضاً أن المشكلة الشخصية تتوقف عن كونها شخصية حين تمنعك من إنجاز واجباتك وأهدافك المهنية. إذا واجهتك مشاكل صحية، أعلن عنها، أو محنة عائلية، امنح مديرك فرصة لتفهمه ودعمه الأخلاقي ومرونته؛ أو مشاكل لوجستية ثانوية تقف في طريقك، قد يفيدك التحدث عنها: فقد تسمع حلولاً لم تخطر على بالك، وهكذا ستوضح على الأقل سبب وتيرة عملك البطيئة والتي يستشعرها المدراء عادةً.

كقاعدة عامة، كل عقبة تؤثر على سير الإنتاج الروتيني تشكل سبب كافٍ للنقاش. عند وقوعك في حيرة نتيجة لتوقعات غير واضحة، حدد موعداً لاستيضاحها؛ وإذا شعرت بالتوتر والتأخر، واجه نفسك واطلب المساعدة. إذا شعرت بالضيق من بعض المهام الموكلة إليك، حاول إجراء بعض التعديلات عليها أو تفسيرها بشكل أفضل. أما إذا كنت لا تثق بمديرك، فقد يكون هو السبب. ولكن على أي حال، إذا وصلت إلى هذه المرحلة، عليك أن تفكر في البحث عن عمل آخر.

يساعدك التواصل مع مديرك في تجاوز العوائق والحصول على المساعدة أو المشورة متى احتجت إليها. المدير موجود للمساعدة، ومهمته الأساسية تتمحور حول مساعدة الآخرين في إنجاز مهامهم. أما تمهيد الطريق له وإفساح المجال له لمساعدتك فهي مسؤوليتك أنت.

3 تشرين الثاني/ نوفمبر 2016