مهارات الإدارة

تلبية التوقعات

كيف تقوم بـ:

• دعم التطوّر والنمو في كل مراحل عملك أو عمل منظمتك
• مضاعفة تطوّر الموظف من خلال عملية منظمة وواضحة ومتعددة المراحل 

يؤدي الانضمام إلى مؤسسة أو مشروع قائم دوماً إلى حدوث نوع من الالتباس، يتعلق بالماهية الحقيقية للدور الذي يفترض أن نضطلع به، وبإسهاماتنا المتوقعة. قد يكون من الصعب التأقلم في وحدة خطوط الإنتاج في مصنع ما، لكن الأمر يزداد صعوبة في الوظائف التي تتسم بالطابع النظري التجريدي، مثل التحليل أو الإدارة.

وفيما يتعلق بالأبحاث، تقع جميع المهام والمسؤوليات تقريباً ضمن نطاق الدورين الإداري والتحليلي. وقد يتولى الموظفون أحد هذين الدورين، أو كليهما، وقد يصبحون مع مرور الوقت أكثر كفاءة وانخراطاً. ورغم أن معظم عروض العمل تتطلب «اختصاصات» محددة بدقة، وتفصّل التجارب السابقة والمهارات الحالية المطلوبة ليكون المتقدم جاهزاً للعمل، غير أن بيئة العمل التي تركز على التعلم والإبداع والابتكار (كما هو الحال في سينابس) ستعطي الأولوية للاستعدادات على حساب القدرات. ثمة حدود لمدى معرفتك، بدون شك، ولكن مع توفر الإطار الذهني السليم، لن يكون هناك حدود تقريباً لمقدار ما يمكنك معرفته.

بيئة العمل،  التي تركز على التعلم تعطي الأولوية للاستعدادت على حساب القدرات

تعكس الجداول أدناه محاولة لتوضيح التوقعات، وتسهيل عملية التكامل، وزيادة الشفافية والمساءلة على جميع المستويات – بما يشمل أدوار القيادة – داخل مؤسسة مثل سيناپس. هذه النقاط ليست نهائية أو غير قابلة للتغيير، وإنما تقدم نموذجاً يمكن تحويله بسهولة كي يناسب احتياجات أي مؤسسة.

تجمع الجداول المتطلبات الأساسية لدورَي التحليل والإدارة ضمن مستويات مختلفة من الكفاءة.

• المستوى 1 يصف الأساس المرجعي لوظائف المبتدئين. وبعبارة أخرى، تمثل العناصر المدرجة التعهدات الإلزامية وليس الأهداف الطموحة.
• المستوى 2 ينطبق على الوظائف متوسطة المستوى، والتي تغلب عليها الأهمية والصعوبة.
• المستوى 3 يحدد المرحلة النهائية الواقعية، حيث يتجاوز الموظفون الحاجة إلى مزيد من التوجيه والإدارة ليضطلعوا بدور قيادي في تحويل المؤسسة.

وبطبيعة الحال، يتوقَّع أن تكون جميع العناصر المدرجة في مستويات المبتدئين مفهومة ومكتسبة تماماً في المستويات الأعلى. ويشمل التدرج الأكثر دقة مستويات متوسطة (1.5 و2.5، على سبيل المثال) تمثل مراحل انتقالية إضافية، ينبغي خلالها أن يلبي الموظفون، على أقل تقدير، نصف المتطلبات ذات الصلة للانتقال إلى المستوى التالي.

المحلّل

المستوى ١

• تقديم العمل والأفكار للحصول على تعقيبات، بعد التغلب على أي مخاوف من النقد
• البحث عن فرص للقيام بأعمال ميدانية مهمة خارج إطار العمل المريح والمعتاد
• طباعة ومشاركة ملاحظات العمل الميداني بشكل منهجي
• الحرص على التعلم والجاهزية لأي مهمة حين تسنح الفرصة، بغض النظر عن المهارات الموجودة مسبقاً والمسؤوليات الرسمية
• الطرح الاستباقي لجميع المشاكل التي تعيق العمل، والتفكير في الحلول
• أخذ طلبات المدير ونقده ونصائحه بعين الاعتبار، أو عرض وجهة نظر مخالفة بوضوح
• إيلاء اهتمام بالتفاصيل في جميع المهام لضمان حسن التوقيت والتنسيق والعرض المناسب
• إظهار الاهتمام والتعبير عن الآراء الخاصة حول كل جانب من جوانب المشروع
• تصيص وقت لاكتساب وتعزيز ثقافة عامة قوية
• البحث عن طرق لمساعدة الزملاء بشكل دائم
• تحمل مسؤولية مرافق المكتب عند الحاجة

المستوى 2

• تطوير خطة عمل حول مشروع معين وضمان الحصول على إضافات ومن ثم الموافقة
  
• إجراء العمل الميداني بشكل مستقل، بالإضافة إلى المثابرة للحصول على تعقيبات نقدية
  
• تحضير مسودات لوثائق ذات صلة بفئة مستهدفة، وتنظيمها بشكل منطقي، والتأكد من الحقائق والمصادر بشكل منهجي
• الخوض في توقعات شركاء المؤسسة وطرح أفكار بصدد محاولة تطبيقها أو إعادة صياغتها
• إدارة الوقته بفعالية وواقعية للوفاء بالمواعيد النهائية أو اقتراح التعديلات بشكل استباقي
  
• أخذ محدوديات وقت المدير بعين الاعتبار
• الإلمام بالدراسات المتعلقة بمجال البحث واستثمار الوقت الأفق الثقافي الخاص
• استغلال التحليل الناتج عن تجربة حية متعلقة بالاهتمامات الخاصة
• توقع المخاطر المتعلقة بالعمل الميداني وغيره من المهام وتطوير تدابير احترازية

المستوى 3

• الإدراك الكامل لمنهجية وفلسفة التحليل، وتطبيقها لدى التعامل المباشر مع شركاء المؤسسة
• إجراء العمل الميداني بالحد الأدنى من الإشراف
• كتابة مسودات تحليلات تتطلب تحريراً محدوداً
• إيجاد حلول فعالة للمشاكل الناشئة وتحصيل الموافقة قبل تنفيذها
  
• الامتناع عن أي مفاخرة، ووضع الإنجازات الخاصة قيد المراجعة باستمرار
• إدراك مقدار ما يجب تعلمه بالنسبة للمحللين المبتدئين، والسعي في كل فرصة لدعمهم
  
• التعامل مع المشاريع الجديدة كفرص تعلم واكتساب مهارات جديدة وتجريب ابتكارات
• العمل على اكتساب ثقافة وخبرة واسعتين، بما يفسح المجال لمزيد من الالتزامات الفكرية الانتقائية
• التفهم التام والتوقع واليقظة تجاه المخاطر المترتبة على أي مشروع وتحصيل الموافقة فقط على التنفيذ
  

المدير

المستوى 1

• الاستعداد لتعلم المزيد حول العمليات الرئيسية وتحمل المسؤولية دون خبرة سابقة أو تدريب
• السعي الاستباقي لاكتساب المعرفة والمهارات ذات الصلة باستخدام المصادر المتاحة، أو طلب موارد محددة للتدريب المهني
  
• تحمل مسؤولية مرافق المكتب وضمان عملها بنجاعة
• أخذ زمام المبادرة وإدارة جميع الجوانب التنظيمية والمهام المتعلقة بالعمل الجماعي ضمن مشروع معين
• تزويد المدير الأعلى بمعلومات عن التقدم والعقبات والحلول التي ستُتبَع بشكل تلقائي
• إيلاء اهتمام كبير بالتفاصيل في جميع المهام الإدارية، وخاصة فيما يتعلق بالمسائل المالية والعلاقات مع الشركاء ودعم الموظفين العاملين
  
• المساهمة بأفكار حول كيفية سير أعمال المؤسسة واستراتيجيات التمويل

المستوى 2

• إتقان جميع العمليات الرئيسية المتبعة في التحليلات
• التعامل مع المشاريع كدورة كاملة، من تحديد الأولويات إلى إدارة التوقعات مروراً بتصميم وتنفيذ استراتيجية تواصل لنشر الخلاصات
• إدارة فريق يقدم منتجات مرضية ضمن الإطار الزمني المتفق عليه، ومناقشة أي عوائق مع اقتراح الحلول
  
• تحمل المسؤولية الكاملة عن جميع أوجه التقصير
• دعم وحماية وتشجيع الموظفين المحيطين، ما لم يتضح أن علاقة العمل مضرة بسيناپس وبجميع الموظفين المعنيين
• التعامل مع النزاعات باحترام
• تضمين وجهات النظر الخاصة مع أخذ مصالح سيناپس بعين الاعتبار، حتى لو تعارضت مع وجهات نظر قيادة سيناپس
  
• تطوير برامج جديدة
• استغلال شبكة المعارف الخاصة لتأمين تمويل فعال لتغطية تكاليف الأنشطة القائمة
• البحث عن المواهب التي يمكن توظيفها وتنميتها

المستوى 3

• التعبير عن رؤية لتطوير سيناپس بشكل يحفز الموظفين
• إثبات القدرة على تحقيق هذه الرؤية، إما اعتماداً على تمويل سابق أو عبر خطة عمل جديدة
• فهم قيم المنظمة والعمل على أساسها، أو نقدها بحجج مقنعة
• التصرف بشفافية، والتشجيع على المناقشة، والسعي للحصول على مساهمات متنوعة، والمحاولة الدؤوبة لبناء توافق، مع عدم التردد في اتخاذ القرارات وتحمل المسؤوليات
  
• تولّي القيادة الشاملة وتشجيع الموظفين دائماً على تحمل المسؤوليات
  
• السعي الحثيث لتحديد واستثمار مواهب ومهارات جميع الموظفين
• منح مسؤوليات وتفويض مهام ووضع الثقة بجميع الموظفين ما لم يثبت عكس ذلك
• الإنهاء الحاسم والمسؤول لأي علاقة عمل مضرة بشكل واضح لسيناپس وبجميع الموظفين المعنيين
• معرفة جميع العاملين في سيناپس وبناء علاقات حقيقية معهم
• التحليل الدقيق للتوجهات والسياسات في جميع المجالات والصناعات ذات الصلة بسيناپس

28 تشرين الأول/ أكتوبر 2016